[Người thật – Việc thật] Quản lý mua hàng

Thư viện “Người thật – Việc thật” là tập hợp các buổi trao đổi thực tế, những câu chuyện nghề được chia sẻ từ những khách mời đang làm về chính công việc đó. Thư viện được thu thập và sắp xếp theo các nhóm ngành nghề trên Bản đồ thế giới nghề nghiệp để các bạn có thể tham khảo được dễ dàng hơn.

Bài viết có tham khảo nội dung từ Hướng nghiệp Sông An.

Thông tin căn bản

• Tuổi: 39
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 10
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Đại học, ngành Kinh tế và Ngoại ngữ Anh
• Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): Quản lý mua hàng, Quản lý chuỗi cung ứng (Purchasing Management, Supply Chain Management)
• Số giờ làm hằng tuần: 40
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): Công ty TNHH, 2.000 nhân viên

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

• Xây dựng chính sách mua hàng, quy trình mua hàng, mẫu biểu để sử dụng trong công việc
• Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên cấp dưới; hướng dẫn công việc cho nhân viên
• Thực hiện việc mua hàng cho công ty nhằm đem lại giá trị tốt nhất như mua đúng yêu cầu (mô tả – quy cách, số lượng, chất lượng), đúng thời điểm – thời gian, đúng giá trị
• Điều phối hàng hóa tới người sử dụng đúng theo yêu cầu hoặc lưu kho, quản lý hàng hóa trong kho
• Quản lý nhà cung cấp để họ thực hiện đúng cam kết với công ty trong quá trình mua hàng (sản xuất hoặc giao thầu phụ hoặc nhập từ nơi khác, giao hàng, thực hiện hợp đồng, thanh toán, đổi trả hàng nếu sai sót, …)

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Khi mới ra trường, chị phỏng vấn đậu vào vị trí Kế toán và vị trí Trợ lý ở một công ty. Sau khi cân nhắc chị nhận vị trí Trợ lý Tổng Giám đốc. Lí do là vì công việc này cho chị hiểu về các phần hành công việc của công ty sản xuất (biết được Nhân sự làm gì, Kế toán có nhiệm vụ gì, Sales bán hàng ra sao, Purchasing đặt hàng theo yêu cầu của nhà máy và hàng hóa được quản lý thế nào, Marketing thiết kế và chạy quảng cáo ra sao, …). Chị thấy vị trí Trợ lý Tổng Giám đốc rất thú vị. Hơn nữa, Tổng Giám đốc của chị quản lý trực tiếp Bộ phận Mua hàng nên chị thấy rõ vai trò cũng như đóng góp quan trọng của phòng Mua hàng vào hoạt động của công ty.

Khi qua những công ty khác, chị thấy phòng Mua hàng đang phát triển dần và có vị trí quan trọng như các bộ phận truyền thống – Sales, Marketing, v.v và cũng phù hợp với khả năng của mình nên quyết định thử.

Chị xác định mình thích công việc Mua hàng vì:

• Giúp ích cho công ty (mua hàng đúng giá, đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm để giải quyết nhu cầu của công ty) và qua đó mình đóng góp giá trị của mình vào kết quả hoạt động của công ty.
• Cho chị cơ hội học hỏi về hàng hóa/dịch vụ chị mua (tìm hiểu thông tin, so sánh giá cả, hiểu được cách sản xuất hoặc xuất/nhập sản phẩm để đem đến cho công ty mình trải qua những khâu nào, …) giúp chị mở mang kiến thức và trau dồi kỹ năng thương lượng, thuyết phục, quản lý, giải quyết vấn đề,…

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Thấy được giá trị đóng góp của bản thân, của phòng ban Mua hàng vào giá trị của công ty
• Hiểu biết sâu về hàng hóa/dịch vụ phục vụ kinh doanh: hiểu yêu cầu của phòng ban để tìm sản phẩm/ dịch vụ phù hợp, hiểu năng lực của nhà cung cấp, hiểu về sản phẩm/ dịch vụ chuyển hóa như thế nào, …
• Giao tiếp với nội bộ và bên ngoài, không cứng nhắc và khô khan như chỉ làm việc với máy vi tính
• Làm việc giờ hành chính, cuối tuần được nghỉ vì chị rất quan tâm cân bằng công việc và đời sống
• Trau dồi rèn luyện các kỹ năng mềm như trình bày (khi tìm được sản phẩm/ dịch vụ thích hợp ngoài thị trường phải trình bày lại cho phòng ban yêu cầu xem họ có đồng ý với phương án mua hàng của mình không); thuyết phục thương lượng (đối với nội bộ phải thương lượng các yếu tố như ngân sách, thời gian giao hàng, .. Đối với bên ngoài phải thương lượng giá, thanh toán, …); quản lý thời gian và ngân sách; theo dõi tiến độ
• Ngoài ra ở vị trí Trưởng phòng Mua hàng chị còn có cơ hội hướng dẫn các bạn nhân viên cũng như chia sẻ những kiến thức kinh nghiệm chị được học/ biết trong quá trình tự thân vận động của mình

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Hầu như không có điều không thích. Tuy nhiên với một số người, họ không thích bị hỏi tại sao chỗ khác/ người khác tìm được giá thấp hơn Phòng Mua hàng.

Chị thấy điều này bình thường. Trong một môi trường cạnh tranh, rộng mở thì giá cả chênh lệch là điều tất nhiên. Công ty mới, nhỏ thường để mức lợi nhuận thấp để có được đơn hàng; công ty độc quyền họ biết được giá trị độc nhất của họ nên hét giá cao, …

Quyết định mua hàng là sự tổng hòa các mối quan hệ:

• Yêu cầu của phòng ban/nội bộ công ty
• Chào giá của nhà cung cấp
• Đánh giá/chọn lựa các yếu tố trong mua hàng (giá cả, giao hàng, chất lượng, uy tín, thanh toán, giải quyết vấn đề khi có sự cố, hợp tác trong quá trình làm việc, dịch vụ sau mua hàng, …)

Cuối cùng, quyết định mua hàng phải là quyết định tốt nhất cho công ty

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

• Bắt đầu từ bản thân: thích tìm tòi, học hỏi, làm việc với bên ngoài và định hướng nghề nghiệp của mình
• Về bằng cấp thì hiện nay một số trường Đại học có chương trình Supply Chain. Supply Chain là chuỗi cung ứng và Mua hàng chỉ là mắt xích nhỏ trong chuỗi. Phổ biến hơn có thể là ngành Quản trị Kinh doanh, sau đó học thêm 1 số khóa học ngắn hạn như Quản lý Mua hàng (Purchasing Management).
• Tính cách: chị thấy nhân viên mua hàng nên có tính cẩn thận, tỉ mỉ vì có nhiều quy cách chuyển tải từ người yêu cầu sang nhà cung cấp có thể bị thay đổi 1 cách vô tình hay cố ý, nếu không kiểm tra kỹ có thể có sai lệch. Ngoài ra tính trung thực cũng rất cần vì cám dỗ từ nhà cung cấp luôn có, mình làm việc với tâm trí đem lại lợi ích tốt nhất cho công ty và sẽ được công ty ghi nhận, không màng chút lợi ích nhỏ mà ảnh hưởng cả danh tiếng, triển vọng nghề nghiệp của mình. Ngoài ra cần sự nhạy bén với thị trường, óc phân tích để đáp ứng với thay đổi của thị trường và chọn lựa được chào hàng tốt nhất

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

• “Phòng Mua hàng phải mua được giá rẻ nhất.”

Như chị nói trên, rẻ nhất không hẳn là tốt nhất. Tốt nhất nghĩa là cân đối tổng hòa các thông tin (nội bộ, bên ngoài) để chọn chào hàng phù hợp nhất.

• “Phòng Mua hàng luôn có hoa hồng từ nhà cung cấp.”

Làm công việc mua hàng thì người mua hàng phải biết đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu. Hoa hồng đôi khi là cái bẫy để mình không để ý tới mấy chi tiết khác nhưng rất quan trọng trong mua hàng như chất lượng hàng hóa/ dịch vụ, số lượng, thời gian giao hàng, yêu cầu thanh toán sớm, … Do vậy phải nói rõ với nhà cung cấp là công ty/ Phòng Mua hàng không chấp nhận hoa hồng để 2 bên làm việc rõ ràng, minh bạch.

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

• Mức lương tùy theo bằng cấp/kinh nghiệm bản thân. Chị vẫn thấy những quảng cáo công việc cho ngành này không đòi hỏi kinh nghiệm (được đào tạo) là 8-10 triệu.
• Sự khác biệt phụ thuộc vào bằng cấp/kinh nghiệm và khả năng quản lý.
• Do ngành hàng/mặt hàng khá đa dạng nên nghề mua hàng kinh nghiệm quan trọng hơn bằng cấp. Kỹ năng quản lý là tự quản lý được công việc được giao và khả năng đào tạo/quản lý nhân viên thì sẽ thăng tiến cao hơn trong ngành này.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

• Lời khuyên của chị là các em nên dành 1-2 năm để làm tất cả việc được giao để học hỏi về môi trường làm việc, môi trường kinh doanh sau khi ra trường vì đó là thời gian các em nghiệm ra sự ứng dụng của lý thuyết sang thực hành.
• Sau đó các em sẽ định hướng hoặc cần người có kinh nghiệm hơn giúp mình lời khuyên về nghề nghiệp phù hợp với sở thích và khả năng.
• Định hướng của công việc mua hàng là nhân viên mua hàng 🡪 quản lý mua hàng 🡪 quản lý chuỗi cung ứng 🡪 giám đốc mua hàng hoặc giám đốc chuỗi cung ứng nên công việc này rất rộng mở và còn nhiều cơ hội lắm.

Bài viết nằm trong chuyên mục Định hướng – Nơi giúp các bạn trẻ Tự tin định hướng nghề nghiệp, vững vàng xây dựng sự nghiệp.