[Người thật – Việc thật] Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Thư viện “Người thật – Việc thật” là tập hợp các buổi trao đổi thực tế, những câu chuyện nghề được chia sẻ từ những khách mời đang làm về chính công việc đó. Thư viện được thu thập và sắp xếp theo các nhóm ngành nghề trên Bản đồ thế giới nghề nghiệp để các bạn có thể tham khảo được dễ dàng hơn.

Bài viết có tham khảo nội dung từ Hướng nghiệp Sông An.

Thông tin căn bản

• Tuổi: 35
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 15
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Đại học, khoa sư phạm và quản trị kinh doanh
• Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): quản lý thời gian, dịch vụ khách hàng, v.v
• Số giờ làm hằng tuần:  40
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): công ty vốn đầu tư nước ngoài (FDI), nhỏ hơn 20 nhân viên

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

• Trách nhiệm chính
  • Hành chính tổng hợp: hành chính nhân sự, quản trị văn phòng, quy chế và quy trình làm việc, soạn thảo hợp đồng lao động và hợp đồng dịch vụ, quản lý và kiểm tra các loại báo cáo, v.v
  • Thư ký điều hành: quản lý lịch làm việc, soạn thảo văn bản, hỗ trợ tiếp khách, v.v
  • Hỗ trợ kinh doanh: chuyên viên tư vấn về tiền lương
  • Kiểm soát giấy tờ, thủ tục kế toán và tài chính cho nhân viên và khách hàng
  • Dịch thuật tài liệu và hợp đồng
  • Đào tạo và tư vấn quản lý nhân lực nội bộ
• Giá trị mang lại:
  • Đảm bảo sự vận hành của công ty trơn tru giữa các bộ phận, quản lý và gắn kết công việc của lãnh đạo và nhân viên ở các bộ phận.

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Hồi nhỏ chị rất thích làm cô giáo, và thi đại học cũng chọn khoa sư phạm ngoại ngữ vì ước mơ này. Đến khi học xong thì chị luôn cảm thấy mình không đủ tự tin về trình độ chuyên môn để trở thành một giáo viên tốt. Chị cũng có quan niệm “nghề” khác “nghiệp”. Nghề là công việc mình làm để có thu nhập; còn nghiệp thì mình phải yêu thích và gắn bó vượt ngoài giá trị vật chất. Khi đó, chị không thấy cái nghiệp của mình sẽ là giáo viên. Sau đó nhận ra mình thích môi trường giáo dục thì có thể làm những vị trí khác ngoài giảng dạy.

Khi tốt nghiệp chị được giới thiệu cho hai công việc: một là thủ thư ở trung tâm văn hóa Pháp, sau đó là làm hành chính ở một trung tâm ngoại ngữ. Lúc đầu đi làm, chị nghĩ đơn giản là mình sẽ làm công việc có khả năng nuôi sống bản thân và gia đình. Sau này chị thấy bước đi đầu tiên rất mang tính định hướng, vì những công việc sau này của chị cũng đều liên quan đến mảng hỗ trợ vận hành, giáo dục, đào tạo. Ở những công việc đầu tiên này chị học được không chỉ về tổ chức, sắp xếp công việc mà còn đối nhân xử thế. Chị làm mỗi vị trí khoảng hơn một năm thì chuyển sang công việc khác có thu nhập tốt hơn ở một trường đại học.

Chị làm tới 9 năm ở trường đại học đó và đã có ý định gắn bó lâu dài. Chị cũng trải nghiệm nhiều vị trí khác nhau, qua nhiều phòng ban, nhiều khoa và tới vị trí cuối cùng có thêm mảng cố vấn học tập bên cạnh công việc hành chính. Chị học được rất nhiều và rất yêu thích mảng tư vấn này. Tuy nhiên môi trường thay đổi liên tục khiến chị giảm động lực. Chị quyết định nghỉ khi thấy môi trường này không còn phù hợp nữa.

Sau 7 tháng thất nghiệp ở nhà, chị suy nghĩ được những đặc điểm môi trường mình cảm thấy phù hợp như môi trường nhỏ, ít nhân viên và cấp bậc, môi trường kỹ thuật và công nghệ. Chị bắt đầu làm công ty hiện tại 4 năm trước từ vị trí bán thời gian, tới nay là trưởng phòng. Công việc hiện giờ khá phù hợp với năng lực của chị. Chị được học tập và sử dụng kiến thức ở nhiều mảng mới, sử dụng khả năng ngôn ngữ, kinh nghiệm làm việc, kiến thức chuyên môn.

Nếu để chọn lại chị sẽ vẫn đi con đường đã qua. Tới cuối cùng mình vẫn tìm được con đường phù hợp. Trong quá trình đi vẫn có những bước tiến về kiến thức, khả năng, kinh nghiệm và thu nhập.

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Được gặp gỡ nhiều đối tượng: mặc dù chị không giỏi ngoại giao nhưng luôn thích làm quen, trao đổi với người mới để cảm thấy cuộc sống mình không bị giới hạn, bó buộc.
• Được học nhiều điều mới mỗi ngày từ kiến thức, các kỹ năng, làm giàu kinh nghiệm làm việc.
• Nhận thấy giới hạn mới của mình
  • Trước đó có nhiều việc chị nghĩ mình không có khả năng, như hiểu và áp dụng luật lao động, mảng tiền lương, thuế và bảo hiểm, mảng kế toán quản trị và trực tiếp đào tạo. Những việc này giờ chị lại biết là mình hoàn toàn có thể làm tốt.
  • Ngược lại, có những việc chị từng tự tin mình hiểu rõ, như cách tính tiền lương, tiền ngoài giờ, các loại bảo hiểm, v.v nhưng sau đó nhận thấy có rất nhiều trường hợp mình chưa biết và cần học thêm mỗi ngày.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

• Bị quá tải trong công việc khi phải làm quá nhiều việc gấp trong một thời gian ngắn.
  Khi đó chị phải phân loại theo tính quan trọng và khẩn cấp, rồi kêu gọi hỗ trợ từ đồng nghiệp và giám đốc cho những mảng họ cũng có kiến thức và khả năng làm.
• Không chủ động được thời gian làm việc vì có nhiều mảng công việc phải quản lý, mỗi công việc lại phụ thuộc vào những đối tượng khác nhau. Sếp thì sẽ không bao giờ chờ mà sẽ luôn yêu cầu làm gấp.
  Lúc này thì chị chấp nhận làm thêm giờ và học cách nói “không” ở những trường hợp phù hợp.
• Khi phải giao tiếp với khối cơ quan nhà nước thì công việc khá chán.
  Khi đó, chị phải cố giải quyết nhanh chóng và nghĩ tới kết quả cuối cùng là công việc vẫn trôi.
• Sếp không coi trọng công việc hành chính vì nghĩ công việc này không làm ra tiền. Anh giám đốc cũng khá kỹ tính, chi li và cầu toàn nếu không muốn nói là đôi khi cũng tạo nhiều áp lực không đáng có.
  Để duy trì thì chị luôn cần giữ thái độ tích cực, cố gắng không ảnh hưởng hiệu quả và chất lượng công việc.

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

• Điều kiện cần:
  • Kiến thức quản trị nhân sự, các bộ luật liên quan
  • Kỹ năng tổ chức công việc, sắp xếp thời gian
  • Kỹ năng đàm phán, giao tiếp, tư vấn
  • Kỹ năng ngôn ngữ (nói, viết) và ngoại ngữ (Việt, Anh)
  • Kỹ năng tin học văn phòng, sử dụng công nghệ và máy móc, thiết bị điện tử
  • Thái độ tích cực, luôn vui vẻ, khả năng tự tạo động lực
  • Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ, nghiêm túc trong từng công việc, nhưng cần bao quát quá trình vận hành
• Để thăng tiến:
  • Liên tục học tập kiến thức chuyên môn
  • Mở rộng mạng lưới quan hệ
  • Nâng cao hoạt động nghiệp vụ, khả năng thuyết trình, v.v

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

• Hiểu lầm từ nội bộ công ty: “công việc hành chính đơn giản, nhẹ nhàng, không quan trọng”.
  Thực tế là nếu không quan trọng thì có lẽ không ai cần làm công việc này. Sở dĩ công việc hành chính bị coi là không quan trọng do không trực tiếp đem tới doanh thu như bộ phận kinh doanh. Tuy nhiên, công việc này cần rất nhiều kiến thức về luật, quy định thương mại, thuế, bảo hiểm,.. chưa kể tới các kỹ năng phải học mới mỗi ngày. Việc này dùng nhiều chất xám chứ không “nhẹ nhàng” như tưởng tượng.

• Hiểu lầm từ bên ngoài – những người chưa/ không làm công việc hành chính: “công việc nhàm chán, nhiều giấy tờ, giờ giấc đóng khung”.
  Đây có thể do hình ảnh của các cơ quan nhà nước thời gian trước. Thực tế là công việc hành chính luôn phải kiêm nhiệm nhiều mảng nên luôn có sự thay đổi mình cần cập nhật, làm ngoài giờ. Bên cạnh khối lượng lớn giấy tờ đi với từng công việc có tên là các công việc không tên, “nhỏ nhặt”, hành chính cũng phải làm với nhiều nhóm đối tượng cả trong và ngoài công ty, nên cần kỹ năng giao tiếp, kết nối tốt.

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

• Mức lương khởi điểm cho công việc hành chính theo chị biết là từ 4-5 triệu/ tháng cho các công việc đơn giản ở các công ty có quy mô không quá lớn.
• Tuy nhiên, nếu em có các kỹ năng, kinh nghiệm mà công việc cần thì có thể lên tầm 8-9 triệu/ tháng.
• Đa số các bạn mới ra trường có thể kiêm nhiệm thêm công việc kinh doanh bên cạnh làm hành chính để có thu nhập tốt hơn.
• Như chị thì sau hơn 10 năm kinh nghiệm, hiểu rõ khả năng, kỹ năng mình có. Tới vị trí quản lý, chiến lược thì thu nhập sẽ tốt hơn rất nhiều.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

• Điều cơ bản em cần có:
  • Ngoại ngữ: học tốt tiếng Anh hoặc một ngôn ngữ phổ biến khác
  • Khả năng nhận biết và tự học kiến thức mới theo nhu cầu của công việc
  • Kỹ năng làm việc máy tính
  • Kỹ năng giao tiếp
• Sau đó, trong quá trình làm việc có thể xem xét lại sở thích, khả năng, và nhu cầu thị trường để chọn lọc cho mình các lựa chọn phù hợp.
• Trong quá trình làm hãy chấp nhận mình phải kiêm nhiệm: hành chính thường gắn với nhân sự, thư ký gắn với kinh doanh và pháp lý, v.v

“Progress is more important than perfection.” Simon Sinek

Bài viết nằm trong chuyên mục Định hướng – Nơi giúp các bạn trẻ Tự tin định hướng nghề nghiệp, vững vàng xây dựng sự nghiệp.