[Người thật – Việc thật] Thư ký khoa Quản trị

Thư viện “Người thật – Việc thật” là tập hợp các buổi trao đổi thực tế, những câu chuyện nghề được chia sẻ từ những khách mời đang làm về chính công việc đó. Thư viện được thu thập và sắp xếp theo các nhóm ngành nghề trên Bản đồ thế giới nghề nghiệp để các bạn có thể tham khảo được dễ dàng hơn.

Bài viết có tham khảo nội dung từ Hướng nghiệp Sông An.

Thông tin căn bản

• Tuổi: 55
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 11 năm
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Đại học chuyên ngành Tiếng Anh
• Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): Sư phạm cấp 2, Sư phạm dạy nghề
• Số giờ làm hằng tuần: 48 giờ
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): trường Cao Đẳng, Đại Học, khoảng 90 nhân viên

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

• Các công việc giáo vụ: liên lạc giảng viên để mời giảng, xếp thời khóa biểu, theo dõi tiến độ giảng dạy, xếp lớp, xếp lịch dạy bù, tăng tiết,…;
• Các công việc học vụ: liên lạc sinh viên để thông báo lịch học chính khóa, lịch tăng tiết, lịch học trả nợ môn, điểm kết thúc môn, các vấn đề phát sinh hàng ngày;
• Các công việc hành chính: tập hợp hồ sơ giảng viên, lưu trữ hồ sơ, chấm công, tính thù lao giảng viên, lập dự toán chi phí đào tạo cho từng học kỳ/ niên khóa; ghi chép sổ lên lớp, cập nhật phổ biến các thông tin cần thiết cho giảng viên, sinh viên.

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Khi còn học phổ thông, tôi rất ngưỡng mộ tài và đức của cô giáo dạy tôi môn Tiếng Anh, từ đó tôi mong muốn và theo đuổi ước mơ làm cô giáo Tiếng Anh.

Tôi đã giảng dạy được 7 năm, tôi yêu thích công việc giảng dạy, yêu học trò, yêu môi trường giáo dục nhưng do thay đổi nơi sinh sống nên tạm hoãn việc dạy và đi tìm công việc khác nhưng vẫn phải trong môi trường giáo dục.

Nếu được chọn lại, tôi vẫn chọn nghề giáo, vẫn chọn Trường học để làm việc.

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

Được chủ động, tự sắp xếp công việc của mình.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Khó có thời gian cho bản thân, cho những việc đột xuất, có những lúc quá tải, bị động do Khoa chỉ có một thư ký Khoa.

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

• Kiến thức quản trị văn phòng: sắp xếp, lưu trữ hồ sơ (file mềm và file cứng) khoa học, dễ tìm khi cần, soạn thảo văn bản, viết và trả lời email;
• Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh, kịp thời hạn;
• Kiến thức cơ bản về tin học văn phòng;
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý công việc khoa học, mềm mỏng, linh động.

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Mọi người thường nghỉ công việc thư ký không nhiều, thực chất mỗi ngày bạn phải giải quyết vô số việc không tên, không có trong bản miêu tả công việc.

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Lương không tốt, không đủ trang trải chi phí cho gia đình, tôi phải dạy thêm vào cuối tuần.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Chọn công việc đúng sở thích, theo đuổi và cố gắng để đạt mục tiêu cuối cùng.

Không nản lòng khi gặp khó khăn, dám làm và dám nhận trách nhiệm.

Bài viết nằm trong chuyên mục Định hướng – Nơi giúp các bạn trẻ Tự tin định hướng nghề nghiệp, vững vàng xây dựng sự nghiệp.