[Người thật – Việc thật] Giám đốc thư viện

Thư viện “Người thật – Việc thật” là tập hợp các buổi trao đổi thực tế, những câu chuyện nghề được chia sẻ từ những khách mời đang làm về chính công việc đó. Thư viện được thu thập và sắp xếp theo các nhóm ngành nghề trên Bản đồ thế giới nghề nghiệp để các bạn có thể tham khảo được dễ dàng hơn.

Bài viết có tham khảo nội dung từ Hướng nghiệp Sông An.

Thông tin khách mời

• Tuổi: nhiều quá… không nhớ nữa, sinh năm: 1970
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 26 năm
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Thạc sĩ Thư viện – Thông tin học (MS in Library and Information Science, Graduate School of Library and Information Science, Simmons College, Boston, MA, USA)
• Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có):
• Số giờ làm hằng tuần: nhiều giờ
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên): một trường Đại Học tại TP.HCM có 12 cơ sở ở TP.HCM và 1 phân hiệu ở Vĩnh Long. Tổng nhân sự hơn 850 người, trong đó có 12 nhân viên Thư viện, làm việc ở 2 Thư viện thuộc một trong các cơ sở của trường.

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc Giám đốc thư viện hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

Xây dựng, phát triển và quản lý hiệu quả các hoạt động dịch vụ và nghiệp vụ của Thư viện tại Trường Đại học. Thư viện tại đây được xếp vào nhóm Đơn vị tham gia quản lý và phục vụ đào tạo.

Thư viện là “trái tim của một trường đại học”, nhưng thư-viện-trái tim-đang-ngủ-yên này cần được “đánh thức” để theo kịp sự phát triển của nhà trường trong hoạt động học tập, giảng dạy và nghiên cứu; và vì vậy, công việc chính của tôi khi nhận vị trí Giám đốc Thư viện tại đây là “làm một cuộc cách mạng toàn diện”. Cụ thể là:

Thư viện cần thay đổi về các công việc trong nội bộ, như: 

• Giờ mở cửa, tổ chức các khu vực làm việc, phòng đọc mở, kho sách mở … ;
• Cơ cấu nhân sự: điều chuyển và tuyển mới theo năng lực, thái độ trong công việc, tinh thần học hỏi và chấp nhận/ đáp ứng sự thay đổi … ;
• Áp dụng các chuẩn quốc tế trong phân loại, biên mục và “hiệu chuẩn” toàn bộ tài liệu hiện có (trên 120.000 bản);
• Chuyển đổi sang các phần mềm/ chương trình/ hệ thống quản lý Thư viện mới (có áp dụng chuẩn quốc tế, có tính năng “tương tác” giữa các phần mềm trên thế giới, đảm bảo bản quyền sử dụng và khai thác tài liệu điện tử, quản lý quyền truy cập…).

Thư viện cần thay đổi về các công việc liên quan đến người học và người dạy của nhà trường:

• Bổ sung học liệu cho Chương trình tiên tiến quốc tế – sử dụng giáo trình bản gốc được chọn lọc từ các Đại học tốt trên thế giới: giáo trình và tài liệu tham khảo bản in và bản điện tử bằng tiếng Anh (riêng chương trình học năm thứ nhất được dịch sang tiếng Việt và in có bản quyền tại Nhà xuất bản);
• Bổ sung, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử trả phí và học liệu mở; luận văn, luận án, bài đăng báo/ tạp chí của cộng đồng trong trường;
• Dịch vụ hỗ trợ/ phục vụ các chương trình của các bậc/ hệ/ chuyên ngành đào tạo: dịch vụ tham khảo, dịch vụ nghiên cứu, dịch vụ dành cho giảng viên;
• Tổ chức các lớp hướng dẫn về Nguồn tài nguyên học thuật và dịch vụ của Thư viện: hàng năm có trên 5.000 người học/ nghiên cứu sinh mới và các lớp theo yêu cầu riêng của Khoa/ giảng viên/ nghiên cứu sinh.

Thư viện cần luôn tự làm mới mình: Thư viện tại đây “đã lên chuyến tàu 4.0” để trở thành Thư viện đầu tiên tại Việt Nam nghiên cứu, phát triển, triển khai thành công và đưa vào sử dụng Smart Library (Thư viện thông minh) tại hai cơ sở của trường.

Smart Library là Giải pháp công nghệ và thiết kế Thư viện thông minh

• Thiết kế nội thất hiện đại, quản lý bằng công nghệ tiên tiến cho các khu vực chức năng, các loại hình dịch vụ trực tiếp và trực tuyến của Thư viện đại học hiện đại
• Thay đổi cách làm việc của người làm Thư viện và phương thức tương tác của người dùng với Thư viện

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Từ bé, tôi mơ ước trở thành bác sĩ – là người thuộc thế hệ thứ ba trong gia đình nối nghiệp Ông ngoại. Nhưng tôi đã liên tục “trượt các loại vỏ chuối” trong 3 năm liên tục; và đến năm thứ 3, Dì tôi thuyết phục tôi xem quyển hướng dẫn thi ĐH: “… có ngành Thư viện hay quá! Cháu thử đăng ký thi thêm ngành đấy bên trường ĐH Tổng hợp Tp. HCM nhé. Con thích đọc truyện, đỗ vào thì sau này ngồi Thư viện tha hồ đọc sách, Dì lại đỡ tốn tiền mua truyện cho con … hihi … Phụ nữ học ngành Y vất vả như Bác của con đấy, thương lắm!”

Và thế là tôi thi vì ngành Thư viện cũng thi khối B (cùng Toán-Hoá-Sinh như ngành Y). Tôi học nhẹ nhàng lắm, thi đầu vào thủ khoa và đầu ra cũng đạt điểm cao nhất trong nhóm học tiếng Anh; nhưng lại là sinh viên luôn “dạ, cô cho em hỏi tại sao…. tại sao không…. ?”

Là người duy nhất học hai ngoại ngữ Anh-Pháp, nên khi ra trường, tôi được Viện Trao đổi văn hoá với Pháp (thuộc Sở Ngoại vụ Tp. HCM) tuyển vào làm tại Thư viện IDECAF trong một không gian xanh rất tây – đó là từ giữa năm 1994.

Từ năm thứ nhất đại học, tôi đã thích môn Tin học; lúc làm ở Idecaf, không biết bao nhiêu lần tôi xóa và cài hỏng các phần mềm trên các máy tính của Thư viện. Tôi đi học tiếng Pháp mỗi buổi chiều sau khi làm việc trong suốt 5 năm tại Thư viện Idecaf. Tôi là người đầu tiên sử dụng Khung phân loại thập phân Dewey bằng tiếng Pháp tại đây và sau đó là người được chuyên gia của Thư viện quốc gia Pháp gửi thư mời sang thực tập. (Nhưng “suất” đi thực tập này hình như không ghi rõ tên tôi, nên tôi lại “ở nhà”)

Một ngày, Sếp lớn gọi lên và nói “trong thời gian tới, Idecaf không định hướng phát triển Thư viện, nhưng Trung tâm Đào tạo Ngoại giao và ngoại ngữ cũng thuộc Sở Ngoại vụ (CEFALT – Center for Foreign affairs and Languages Training) đang cần một người có chuyên môn Thư viện và biết tiếng Anh như em vì được Quỹ Ford tài trợ Dự án phát triển Thư viện điện tử. Em đồng ý chuyển sang bên đó làm việc không?” – và tôi đã quyết định “ra đi” sau 3 ngày suy nghĩ (“mình phải “hy sinh” Bố Mẹ do thu nhập ít đi rất nhiều, nhưng mong là công việc sau này tốt hơn”)

Khi đến “trình diện” vào ngày Cá tháng Tư năm 1999, Anh Giám đốc CEFALT hỏi:
– “Em có biết Thư viện điện tử là gì không?”
– “Dạ em không biết gì hết!” (tôi trả lời ngay rất thật)

Vì “không biết gì hết” nên các chuyên gia của Dự án đề nghị cử tôi đi học tại Viện công nghệ châu Á tại Thái Lan.

– “Năm nay AIT không có khóa học thạc sĩ, vậy… .”
– “Dạ, em cần biết và xem Thư viện điện tử là gì, hoạt động như thế nào để về làm trước (dự án phát triển Thư viện điện tử tại CEFALT) rồi em học sau cũng được.”

Tôi rất bất ngờ khi được thông báo sẽ đi thực tập 6 tháng tại nơi làm việc của hai chuyên gia dự án là các Thư viện đại học của Columbia University, New York và University of Washington, Seattle từ tháng 3 đến tháng 9 năm 2000. Tôi đã được “mở mắt” về nghề Thư viện và người làm Thư viện ngay trong lần đầu tiên “xuất ngoại” của mình.

Năm 2004, tôi may mắn được “thông não” về nghề Thư viện khi nhận được học bổng toàn phần Chương trình thạc sỹ hai năm của trường Cao học Thư viện-Thông tin học thuộc Simmons College, Boston; và đặc biệt tôi “rất có duyên” với Thư viện đại học khi được thực tập tốt nghiệp tại Harvard-Yenching Library của Harvard University.

Đầy tự hào khi trở về, tôi nhận được câu trả lời:
“Ghế” của em đã có người khác ngồi. Em về chờ khi nào có phân công công tác khác, chị sẽ gọi em lên.”

Ba tháng sau, tôi được nhận vào làm tại Thư viện của một trường Đại học quốc tế tại Việt Nam. Tôi đã có hơn 10 năm “trong vùng an toàn” là Quản lý Thư viện tại 2 cơ sở của trường này, từ khi Thư viện chỉ là một phòng đọc với 3.000 quyển sách và 3 nhân viên cho đến khi Thư viện có 22 nhân viên và gần 80.000 quyển.

Một ngày nọ, đã có người bảo tôi rằng: “Cô đã “lên đến đỉnh” trong thời gian qua và bây giờ là lúc Thư viện cần thay đổi người quản lý” (?!). Tôi cố “níu kéo” nơi này cho đến đầu tháng 12/2015 thì nhận được thư mời nghỉ. Cùng thời gian này, trường Đại học mà tôi đang làm hiện nay đã tích cực liên hệ với tôi.

Tháng 1/2016, sau buổi “Lễ trao quyết định bổ nhiệm viên chức” tại trường, trong cuộc gặp với Thầy Hiệu trưởng, tôi nói rất ngắn gọn như một lời hứa với nhà trường:
“Em sẽ không làm cho Thư viện của trường bất cứ những gì đã làm tại Thư viện của trường trước đây.”

Một lần nữa, có thể được xem như là thương hiệu của chính mình “là người phát triển Thư viện mới” để hôm nay tôi có thể tự hào giới thiệu về “Smart Library” tại đây – Dự án nghiên cứu và phát triển của những người làm việc trong lĩnh vực Thư viện, Công nghệ thông tin và Kiến trúc – một sản phẩm của Trí tuệ Việt Nam. Tính đến thời điểm hiện tại, tại Việt Nam và Đông Nam Á, Thư viện thông minh đầu tiên và duy nhất này là một giải pháp ứng dụng công nghệ số để phát triển dịch vụ và không gian.

Đây là một giải pháp tổng thể tích hợp các phần mềm quản trị Thư viện và công nghệ 4.0 như mạng lưới vạn vật kết nối Internet (“IoT” – Internet of Things), máy học (machine learning), dữ liệu lớn (big data), ứng dụng trên thiết bị di động, điện toán đám mây… . “Smart Library” được quản lý thông minh, cơ sở hạ tầng thông minh, cung cấp dịch vụ và tương tác qua thiết bị kỹ thuật số với người dùng Thư viện để: (1) cá nhân hóa trải nghiệm người dùng Thư viện, (2) trong một không gian tương tác sáng tạo tri thức, (3) và là bước đầu thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực Thư viện tại Việt Nam.

Chúng tôi đã triển khai thành công Smart Library tại hai cơ sở của trường trong năm nay 2020. Chúng tôi sẽ tiếp tục phát triển và triển khai các ứng dụng, các phần mềm, các dịch vụ mới và sẽ nhân rộng Smart Library trong tương lai không xa.

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

Tiếp xúc với bạn đọc (người học, người dạy của Thư viện) vì mỗi người là một “thế giới” và là người làm Thư viện, đơn giản, chỉ là khi trả lời/ tìm được tài liệu cho bạn đọc là một niềm vui giản đơn, nhưng … “sướng” biết bao.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Viết báo cáo, vì đòi hỏi có “sự chuyển ngữ” thuần thục từ từ ngữ chuyên ngành Thư viện sang văn phong báo cáo.

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Sự kiên nhẫn – Ham học hỏi – Tiếng Anh (ngoại ngữ nói chung) vì đây là “cánh cửa” để bước ra khỏi những lối mòn của nghề Thư viện tại Việt Nam.

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Công việc nhàm chán – Thực ra đây là một trong những nghề rất đa dạng với tính chất công việc thay đổi liên tục đòi hỏi người làm có kỹ năng làm việc độc lập, tính kiên nhẫn, sự sáng tạo, sẵn sàng giúp đỡ/ hỗ trợ mọi người và đặc biệt chịu được áp lực công việc khi phải “đội nhiều chiếc mũ/ nón” cùng một lúc.

Có thể hình dung công việc của người làm Thư viện tại hai phòng đặc thù của một Thư viện truyền thống:

• Khi làm việc tại quầy, người làm Thư viện “quán xuyến” tất cả công việc từ lúc mở cửa phục vụ: (1) chào – hỏi thăm bạn đọc, (2) nhận trả sách, (3) giúp tìm tài liệu trên hệ thống/ tại kệ/ trên Internet,… (4) thao tác trên hệ thống khi cho mượn, (5) nhắc nhở bạn đọc tắt chuông điện thoại, (6) thống kê các số liệu/ ghi chép nhật ký làm việc/ câu hỏi tra cứu, (7) sắp xếp tài liệu trên kệ/ giá, bàn ghế tại phòng đọc, (8) tắt tất cả máy tính, đèn, quạt, máy lạnh, …
• Khi (được) làm việc tại phòng nghiệp vụ, thường là những người có chuyên môn rất tốt, biết ít nhất hai ngôn ngữ và am hiểu về văn hoá/ khoa học/ nghệ thuật/ chính trị/ địa lý/ kinh tế/…. : (1) nhận tài liệu mới hoặc thanh lý tài liệu cũ, (2) phân loại > biên mục theo các bảng quy tắc quốc tế (hoặc phiên bản Việt Nam) và > nhập liệu (trên phần mềm quản lý) nhiều loại tài liệu khác nhau: sách, báo, tạp chí, bài báo/ tạp chí, sách điện tử, bản đồ, tranh, đĩa phim/nhạc/ trò chơi,… , (3) đóng dấu, dán nhãn/ barcode/ thẻ từ an ninh, … , (4) tu sửa các tài liệu hư hỏng nhẹ hoặc bảo quản (bọc bìa, gia cố gáy….) trước khi đưa vào sử dụng, (5) phân chia và vận chuyển tài liệu tài liệu đến các phòng đọc/ kho/ quầy,…
• Ngoài ra, tùy vào quy mô, Thư viện còn có các phòng chức năng khác như phòng máy tính, phòng công tác bạn đọc, phòng đọc tài liệu hạn chế (thường là các tài liệu cổ, quý hiếm, hoặc chỉ còn các bản lưu trên vi phim, hoặc có kích thước rất lớn, …

Tại Việt Nam, Thư viện truyền thống thường là các Thư viện công cộng có thể thấy ở khắp nơi: Thư viện tỉnh/ thành phố/ quận/ huyện, Thư viện tại các trường phổ thông, Thư viện chuyên ngành, Thư viện tại các nhà văn hoá, …  hoặc các Thư viện cá nhân.

Thư viện hiện đại (Thư viện điện tử, Thư viện số hoá, …) thường được đầu tư với nguồn ngân sách rất lớn vào hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị hiện đại, nguồn tài liệu điện tử, các máy tính tra cứu và xử lý dữ liệu, các máy in 3D, các phòng mô phỏng,…  thường là Thư viện tại các viện nghiên cứu, tại các trường cao đẳng, đại học, tại Quốc hội, tại các bộ/ ngành, …, tại các trung tâm văn hoá trực thuộc các Đại sứ quán/ lãnh sự quán,… , tại các công ty/ ngân hàng/ doanh nghiệp/… , và gần đây cũng “hiện diện” tại các trung tâm sáng tạo – khởi nghiệp.

Với sự đa dạng như vậy của các loại hình Thư viện tại Việt Nam, người làm Thư viện sau khi được đào tạo cơ bản tại trường cao đẳng/ đại học, vẫn phải thường xuyên tham gia những lớp tập huấn cập nhật kiến thức/ và nâng cao trình độ về nghề Thư viện và các kỹ năng liên quan (ngoại ngữ, công nghệ thông tin, marketing, pháp luật, … ).

Và vẫn luôn tồn tại một định kiến về sinh viên khoa Thư viện và người làm Thư viện: Người “học dốt” mới làm Thư viện

Bạn có còn nghĩ những người làm Thư viện có thời gian để “dốt” không nhỉ, khi bạn được nghe kể về các công việc của một nhân viên trong một ngày bình thường tại Thư viện?

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Tuỳ vào cá nhân em và một chút may mắn.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

Niềm vui của người làm Thư viện đơn giản chỉ là giúp bạn đọc tìm được một quyển sách, một bài báo hay, trang web bổ ích, tìm được các chủ đề/ số phân loại đúng cho tài liệu khi phân loại/ biên mục, hoặc có khi chỉ là có ai đó “thấy quen quen” cười và chào mình trên phố (à… độc giả cũ của mình)

Hãy yêu công việc/ nghề mình đã chọn, hãy sống rất thật với “nó” (cho phép bản thân đôi lúc buồn chán một chút cũng là bình thường thôi), cho phép mình được “dốt” với rất nhiều điều trong cuộc sống, nhưng không được dốt trong nghề của mình.

Cùng xem video buổi trò chuyện với khách mời tại đây:

Bài viết nằm trong chuyên mục Định hướng – Nơi giúp các bạn trẻ Tự tin định hướng nghề nghiệp, vững vàng xây dựng sự nghiệp.