Bài viết ‘Sắp xếp công việc mỗi ngày với quy tắc 1-3-5‘ được sưu tầm từ Series Thử rồi thích của Vietcetera.
Trong xã hội hiện đại, mọi thứ đều đang giành lấy sự chú ý và ưu tiên của chúng ta. Nếu đã từng nhiều lần ngao ngán thốt lên “Ước gì có nhiều thời gian hơn” dù đã lập “to-do list”, đó là dấu hiệu cho thấy bạn chưa phân chia quỹ thời gian hợp lý.
Theo nghiên cứu đến từ Đại học Columbia và Đại học Stanford (Mỹ), đối mặt với quá nhiều lựa chọn dễ khiến chúng ta choáng ngợp và mất khả năng sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, dẫn đến trì hoãn.
Vậy có cách nào để “nâng cấp” tính hiệu quả của to-do list truyền thống? Câu trả lời là phương pháp 1-3-5.
Nhóm 5 – Điều bạn muốn hoàn thành
Đây có thể là 5 deadline mà bạn có, hoặc đơn giản là những việc cá nhân như: ăn tối cùng gia đình, đi xem phim với đứa bạn, hoặc bắt tay vào một dự án cá nhân đã “ngâm” lâu ngày. Cách này giúp bạn sắp xếp lại đầu óc và xác định được việc nào cần xử lý trước, việc nào có thể chờ sau.
Tips:
- Cứ để các đầu việc “tuôn trào” ra giấy, rồi bạn sẽ lọc lại sau.
- Rạch ròi giữa việc của tuần này với tuần sau, giữa hôm nay với ngày mai.
- Nên chia đều giữa “trách nhiệm” và “niềm vui”. Đừng để cả 5 bị công việc chiếm giữ liên tục, bạn sẽ rất mau nản chí và kiệt sức.
Nhóm 3 – Điều bạn cần phải hoàn thành trước tiên
Tiếp đến, hãy tạm gác 2 điều không quá cấp bách trong 3 ngày tới hoặc ngay sáng nay. Bạn sẽ không bỏ chúng đi hoàn toàn mà chỉ lùi lại vào cuối tuần hoặc cuối ngày.
Tips:
Ghi lại công việc thật chi tiết. Ví dụ thay vì “Ôn tập môn A”, nên là “Đọc và tổng hợp kiến thức ba chương cuối của môn A”.
Nhóm 1 – Điều mà bạn phải hoàn thành trước nhất
Đặt ra một ưu tiên sẽ giúp bạn có điểm tập trung rõ ràng, tránh tình trạng loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, cuối cùng không làm được gì cả. Hoàn thành mục tiêu này tương đương với việc đạt một “chiến thắng lớn”, tạo động lực để bạn chuyển sang hai nhóm sau.
Nếu vẫn còn thời gian và năng lượng trong ngày, hãy quay trở lại danh sách Nhóm 3 hoặc 5 để giúp bạn-của-ngày-mai làm bớt một số công việc.
Bí quyết giúp bạn phân bổ linh hoạt hơn
- Tạo một danh sách 1-3-5 cho cả tuần hoặc cho mỗi ngày, tùy theo tính chất công việc.
- Nếu đặc thù công việc của bạn là dễ bị một số nhiệm vụ khác bất ngờ chen ngang, bạn có thể chừa ra hai đến ba mục trống trong Nhóm 3 và Nhóm 1 để kịp “trở tay” khi cần.
- Có thể chia công việc theo thời gian cần hoàn thành: Nhóm 1 cần 3-4 tiếng, Nhóm 3 cần 1-2 tiếng và Nhóm 5 cần khoảng nửa tiếng.
- Thử nghĩ xem liệu những công việc này có nhất thiết phải do bạn hoàn thành không, hay bạn có thể uỷ quyền hoặc loại bỏ nó?
Một ngày “lặt vặt”
Những công việc chỉ tốn dưới 30 phút như dọn phòng, đi siêu thị, lên thực đơn, soạn email,… hãy dồn hết vào một ngày “lặt vặt”. Đây là những việc không cần suy nghĩ nhiều, nhưng hoàn thành hết chúng trong một ngày sẽ giúp bạn có cảm giác “siêu năng suất” với hàng loạt những chiến thắng “mini”.
Xem thêm các bài viết khác trong chuyên mục Làm tốt học hay của Tuhoc.com.vn để biết những kỹ năng, phương pháp giúp bạn tự học tốt hơn.
