[Người thật – Việc thật] Trưởng nhóm Quản lý Chất lượng

Thư viện “Người thật – Việc thật” là tập hợp các buổi trao đổi thực tế, những câu chuyện nghề được chia sẻ từ những khách mời đang làm về chính công việc đó. Thư viện được thu thập và sắp xếp theo các nhóm ngành nghề trên Bản đồ thế giới nghề nghiệp để các bạn có thể tham khảo được dễ dàng hơn.

Bài viết có tham khảo nội dung từ Hướng nghiệp Sông An.

Thông tin căn bản

• Tuổi: 42
• Giới tính: Nữ
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 8 năm
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Cử nhân Sinh học (ĐH Khoa Học Tự Nhiên TP. HCM)
• Các chứng chỉ chuyên môn: Đánh giá viên trưởng ISO 9001
• Số giờ làm hằng tuần: 40 giờ
• Loại hình & quy mô công ty: Công ty đa quốc gia gồm 400 nhân viên

Trách nhiệm chính của anh/chị ở công việc hiện tại là gì? Công việc này đem lại giá trị gì cho công ty, cho các bên liên quan?

1. Phát triển và thiết lập mục tiêu chất lượng của bộ phận và công ty

• Dựa vào chiến lược và mục tiêu của công ty, thiết lập mục tiêu chất lượng, bao gồm: mục tiêu cụ thể cần đạt được, phương án thực hiện và cách thức đo lường kết quả đạt được.
• Báo cáo kết quả đạt được và phối hợp với các bộ phận đề xuất/định hướng các phương án/chương trình thực hiện đảm bảo đạt mục tiêu đề ra.

2. Kiểm soát và đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp

• Phối hợp với bộ phận mua hàng, phát triển sản phẩm để thiết lập các yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng nguyên vật liệu.
• Đề xuất và thiết lập các mục tiêu chất lượng đối với nhà cung cấp.
• Thiết lập các quy trình, phương pháp kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp nhằm đảm bảo nguyên vật liệu đạt yêu cầu trước khi đưa vào sản xuất.
• Xem xét, đánh giá kết quả chất lượng của nguyên vật liệu, kết quả so với mục tiêu đề ra và yêu cầu nhà cung cấp thực hiện các biện pháp khắc phục về quy trình sản xuất, hệ thống kiểm soát chất lượng nhằm đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đáp ứng đúng tiêu chuẩn cũng như mục tiêu đã được thiết lập.

3. Kiểm soát và đảm bảo chất lượng sản phẩm

• Phát triển và thiết lập các quy trình, tiêu chuẩn và hệ thống đo lường, kiểm soát chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất.
• Đảm bảo quy trình sản xuất đáp ứng các tiêu chuẩn trong và ngoài nước.
• Xem xét, đánh giá kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm và cho quyết định xuất hàng.
• Ghi nhận, xem xét đánh giá các sự cố, lỗi chất lượng và làm việc với bộ phận sản xuất, kỹ thuật đề ra giải pháp khắc phục hiệu quả.
• Đề xuất các thay đổi và cải tiến chất lượng sản phẩm, quy trình, hệ thống kiểm soát và quản lý chất lượng.
• Đánh giá rủi ro và hiệu quả của những thay đổi, cải tiến được thực hiện.
• Quản lý, kiểm soát các thiết bị đo lường được hiệu chuẩn, bảo trì định kỳ đảm bảo hoạt động tốt phục vụ công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm.
• Đào tạo và quản lý đội ngũ nhân viên và giám sát thực hiện các công việc của phòng quản lý chất lượng.

4. Tiếp nhận và xử lý khiếu nại khách hàng

• Thiết lập hệ thống, quy trình tiếp nhận thông tin phản hồi, khiếu nại từ khách hàng.
• Cùng với bộ phận sản xuất, kỹ thuật điều tra nguyên nhân gây lỗi và xây dựng kế hoạch thực hiện khắc phục, phòng ngừa lỗi tái diễn.

5. Thiết lập, kiểm soát và duy trì hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng

• Phát triển và thiết lập các quy trình, tiêu chuẩn và hệ thống đo lường, kiểm soát chất lượng.
• Lập kế hoạch, xây dựng hệ thống quản lý, đánh giá chất lượng theo đúng tiêu chuẩn ISO.
• Thực hiện chương trình đánh giá nội bộ. Tiếp nhận các đánh giá về hệ thống quản lý chất lượng trong và ngoài nước nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng hoạt động tốt, hiệu quả và tuân thủ đúng yêu cầu.
• Đề xuất các thay đổi và cải tiến quy trình, hệ thống kiểm soát và quản lý chất lượng.
• Đánh giá hiệu quả của những thay đổi, cải tiến của hệ thống quản lý chất lượng.

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

• Tôi tốt nghiệp ngành sinh học với chuyên ngành hóa sinh. Với ngành học này tôi được tiếp cận môi trường học tập trong phòng thí nghiệm hóa phân tích, vi sinh… và thực hiện các nghiên cứu, phân tích về các thành phần hóa lý, vi sinh trong thực phẩm, đồ uống, thuốc…
• Sau khi tốt nghiệp, tôi được nhận vào làm việc tại công ty thực phẩm có vốn đầu tư nước ngoài ở vị trí nhân viên kiểm tra chất lượng. Tôi cảm nhận rằng mình khá may mắn đã được làm việc đúng chuyên ngành đã học – điều mà đa số các bạn sinh viên mới ra trường đều mong đợi. Với nhiệt huyết của tuổi trẻ, tôi đã học và làm việc hăng say để củng cố và áp dụng kiến thức đã học ở nhà trường vào công việc thực tiễn, đồng thời tích lũy kinh nghiệm cho bản thân. Gắn bó với công việc đúng chuyên môn được một thời gian, gia đình mong muốn tôi thi vào viên chức của cơ quan nhà nước với mong muốn có tương lai tốt đẹp hơn. Do chưa định hướng rõ ràng về mục tiêu  nghề nghiệp, tôi đã đồng ý theo sự khuyên nhủ của gia đình và chuyển sang làm việc cho công ty cấp thoát nước của tỉnh với vị trí nhân viên phòng thí nghiệm. Tại đây, hầu như tôi không phát triển thêm kỹ năng cho bản thân, một phần do tính chất công việc khá đơn giản, môi trường làm việc thụ động, thêm vào đó là sự định hướng không rõ ràng về việc thiết lập các quy trình hoạt động của phòng chất lượng cũng như hệ thống quản lý chất lượng của công ty.
• Sau 3 năm, tôi đã quyết định thay đổi bản thân và quay trở lại làm việc trong môi trường năng động hơn ở một công ty nước ngoài và vẫn là vị trí nhân viên kiểm tra chất lượng. Sau một thời gian phấn đấu làm việc và phát triển bản thân, tôi đã được đề bạt lên các vị trí cao hơn như điều phối viên chất lượng, kỹ sư chất lượng và trưởng nhóm quản lý chất lượng như hiện nay.
• Đến thời điểm hiện tại, tôi cho rằng sự lựa chọn công việc này là điều đúng đắn. Tôi đã thực sự yêu và cháy hết mình cho công việc hiện tại.

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp. Mọi việc đều được sắp xếp một cách khoa học và có hệ thống. Nhân viên luôn được khuyến khích đề xuất giải pháp cải tiến, ý tưởng sáng tạo.
• Mình hoàn toàn được chủ động sắp xếp và giải quyết công việc.
• Đồng nghiệp thân thiện, tập thể đoàn kết.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

• Đôi khi có những sự cố/ tình huống cần xử lý gấp làm ảnh hưởng đến các kế hoạch đề ra trong ngày.
• Áp lực cao từ các dự án hoặc từ khách hàng.

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Điều kiện cần để hoàn thành tốt công việc này:

• Khả năng chịu được áp lực cao.
• Khả năng thuyết trình, thuyết phục, đàm phán tốt.
• Khả năng linh hoạt cao, xử lý vấn đề tốt, nhạy bén, tư duy logic.
• Kiến thức tốt về hệ thống quản lý chất lượng (QMS); Các tiêu chuẩn chất lượng như: ISO 9001, ISO 22000, HACCP…
• Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý thời gian và khả năng làm nhiều việc cùng lúc (multitask).
• Kỹ năng teamwork, phân chia, giám sát công việc của đội ngũ.
• Kỹ năng tạo dựng mối quan hệ với các bộ phận nội bộ và khách hàng bên ngoài.
• Năng động, chủ động.

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Công việc kiểm tra/đảm bảo chất lượng là công việc của một người cảnh sát luôn bắt các lỗi sai của bộ phận khác. Nhưng đây là một quan niệm không đúng, bộ phận kiểm soát và quản lý chất lượng luôn là cánh tay đắc lực cho các bộ phận, hỗ trợ kiểm soát và đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn đạt yêu cầu khách hàng, nâng cao khả năng gắn kết trung thành với sản phẩm/ công ty thông qua chất lượng và giá trị của sản phẩm.

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Bạn hoàn toàn có thể tự nuôi bản thân khi làm việc ở các vị trí: nhân viên kiểm tra chất lượng, nhân viên nghiên cứu phát triển sản phẩm. Sau thời gian tích lũy thêm kinh nghiệm và kiến thức về hệ thống chất lượng, kỹ năng quản lý, bạn sẽ có những hướng đi rộng mở và phù hợp hơn. Ví dụ: bạn có thể thăng cấp ở vị trí quản lý hoặc có thể làm cộng tác viên, đánh giá viên cho các tổ chức chứng nhận hoặc bạn có thể lập công ty tư vấn cho khách hàng thiết lập, vận hành hệ thống quản lý chất lượng và lấy các chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

• Hãy chủ động trao dồi kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cho bản thân để bạn luôn ở tư thế sẵn sàng và là một ứng viên hội tụ đủ các yếu tố “Chất” và “Lượng”.
• Không ngại khó, làm nhiều – biết nhiều, không làm – không biết.
• Công việc nào cũng cần có sự đam mê.

Bài viết nằm trong chuyên mục Định hướng – Nơi giúp các bạn trẻ Tự tin định hướng nghề nghiệp, vững vàng xây dựng sự nghiệp.